Privacyverklaring Operis Integrity Services

Versie: 1.3 – 03-11-2025

Operis Integrity Services (‘Operis’, ‘wij’) respecteert de privacy van alle opdrachtgevers, kandidaten en relaties. In deze verklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, met welk doel, hoe wij deze beveiligen en welke rechten u heeft.

1. Wie zijn wij

Operis Integrity Services
Koolwitje 7, 5731 ZD Mierlo
KvK: 98195522 | Btw-nummer: NL005315800B19
IBAN: NL80 KNAB 0776 8203 46
E-mail: info@operisintegrity.nl
Telefoon: +31 6 46795568

2. Welke gegevens verwerken wij

Afhankelijk van het gekozen screeningspakket verwerkt Operis uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een pre-employment of integriteitsonderzoek. Dit kan onder meer omvatten:
- Identiteits- en basisgegevens (naam, geboortedatum, contactgegevens, cv-gegevens)
- Opleidings- en werkervaring
- Media- en nieuwsberichten
- Financiële betrouwbaarheid (faillissementen, insolventies)
- Internationale sanctielijsten (EU, OFAC, VN, UK)
- Sociale media-analyse
- Openbare juridische bronnen en rechtspraak
- Reputatie-informatie uit open bronnen

Operis verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij deze onvermijdelijk uit openbare bronnen naar voren komen. In dat geval wordt de verwerking uiterst zorgvuldig uitgevoerd.

Indien relevant voor de functie of opdracht kan Operis diploma-informatie controleren via het Diplomaregister van DUO. Deze verificatie wordt uitsluitend uitgevoerd met medewerking en toestemming van de kandidaat.

3. Doelen van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:
- Uitvoeren van pre-employment screening of integriteitsonderzoek in opdracht van een organisatie
- Opstellen en verstrekken van onderzoeksrapportages aan de opdrachtgever
- Naleving van wettelijke verplichtingen (zoals belastingadministratie)

Wij gebruiken persoonsgegevens nooit voor commerciële doeleinden buiten de uitvoering van onze diensten.

4. Rechtsgrond

De verwerking van persoonsgegevens door Operis vindt plaats op grond van een gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1f AVG), namelijk het ondersteunen van organisaties bij integere en zorgvuldige besluitvorming. Kandidaten worden vooraf volledig geïnformeerd en geven expliciete instemming met de uitvoering van het onderzoek.

In specifieke gevallen, zoals bij diploma- of achtergrondverificatie, kan Operis tevens gegevens verwerken op basis van de toestemming van de kandidaat, mits deze vrijwillig en geïnformeerd is gegeven.

5. Bewaartermijnen

Operis bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk, met een maximale bewaartermijn van zes (6) maanden na afronding van de opdracht. Administratieve gegevens (zoals facturen en belastingstukken) worden conform de wettelijke verplichting zeven (7) jaar bewaard.

Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens onomkeerbaar verwijderd of geanonimiseerd via beveiligde digitale verwijdering (‘digital wipe’).

6. Beveiliging

Operis neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang. Deze maatregelen omvatten onder meer:
- Beveiligde cloudopslag met tweefactorauthenticatie (2FA)
- Encryptie van bestanden en apparaten
- Toegangsbeperkingen (alleen geautoriseerde personen)
- Versleutelde communicatie bij verzending van rapportages

Operis verzendt rapportages uitsluitend via versleutelde e-mail of als beveiligd PDF-document met wachtwoord, conform artikel 32 AVG. Alle verzendingen worden geregistreerd in een intern verzendlog om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen.

7. Verstrekking aan derden

Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld met:
- De opdrachtgever die het onderzoek heeft aangevraagd
- Eventuele verwerkers (zoals cloudopslag- of facturatiediensten)

Met deze partijen sluit Operis verwerkersovereenkomsten die voldoen aan de AVG. Operis verkoopt of verhuurt persoonsgegevens nooit aan derden.

8. Rechten van betrokkenen

Iedere kandidaat heeft de volgende rechten:
- Inzage in de gegevens die wij verwerken
- Correctie van onjuiste of onvolledige gegevens
- Verwijdering van gegevens (indien mogelijk binnen wettelijke kaders)
- Intrekking van toestemming (leidt tot beëindiging van het onderzoek)
- Beperking of bezwaar tegen verwerking

Verzoeken kunnen worden ingediend via info@operisintegrity.nl of per post. Operis reageert binnen één maand op ieder verzoek conform artikel 12 AVG.

9. Wijzingen

Operis kan deze privacyverklaring wijzigen. De meest recente versie is altijd beschikbaar via onze website. Bij wezenlijke wijzigingen informeert Operis opdrachtgevers en kandidaten actief.

10. Betrouwbaarheid & Onderzoeksmethode

Operis Integrity Services beschikt over een actuele Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) en werkt uitsluitend met open bronnen (OSINT). Er worden geen persoonsobservaties of recherchewerkzaamheden verricht waarvoor een POB-vergunning vereist is. Dit onderstreept onze integriteit, onafhankelijkheid en betrouwbaarheid.

11. Contact

Heeft u vragen of wilt u gebruikmaken van uw privacyrechten? Neem contact op via:

Operis Integrity Services
Koolwitje 7, 5731 ZD Mierlo
E-mail: info@operisintegrity.nl